Kuyumcu Defteri
Kuyumcu defteri, tezgahta tutulan alış-satış ve kasa defterinin dijital karşılığıdır. Hasfiyat Kuyumcu Defteri; günün her hareketini kaydeder, kasadaki nakit ve altın kalemlerini ayrı ayrı gösterir, akşam gün sonunu tek ekranda kapatmanızı sağlar.
Son güncelleme: · Hazırlayan: Hasfiyat ekibi
Kısa cevap
Hasfiyat Kuyumcu Defteri, mağazanın kasasını tek ekranda gösterir: Türk lirası, döviz, has altın, ayar bazında altın, ziynet, banka ve POS kalemleri. Gün içinde "Sattım", "Aldım", "Ödedim", "Tahsil ettim" ve "Masraf" düğmeleriyle kayıt girilir; akşam "Gün sonu" ile kasa sayılıp gün kapatılır. İsteğe bağlı açılan Gelişmiş Defter, milyemli işlemleri, kalem kalem kasayı ve kazanç özetini ekler. Defter kapatılsa bile kayıtlar silinmez.
İlgili rehberler: Cari hesap takibi · Stok yönetimi · Has altın hesaplama · Muhasebe programı
Kuyumcu Defteri Nedir?
Her kuyumcunun tezgahında bir defter vardır: kim ne getirdi, kaç gram, hangi ayar, ne kadar ödendi, akşam kasada ne kaldı. Bu defter işletmenin gerçek muhasebesidir; ama kâğıtta tutulduğunda üç sorun çıkar. Gram ve milyem hesabı elle yapılır, hata gün sonunda ortaya çıkar ve geçmişe dönük bir hareketi bulmak saatler alır.
Kuyumcu Defteri, bu defteri aynı mantıkla dijitale taşır. Satır yine "ne girdi, ne çıktı" sorusuna cevap verir; fark, hesabın kendiliğinden yapılması, kasanın her an güncel görünmesi ve geçmişin tek tıkla açılmasıdır.
Defter, Hasfiyat'ın Alış-Satış modülünün içinde bir karttır. Alış-satış fişleri, cari hareketleri ve kasa kayıtları aynı yere akar; aynı bilgiyi iki kez yazmazsınız.
Kasada Neler Görünür?
Kuyumcu kasası tek bir para birimiyle tutulamaz. Kasada aynı anda nakit lira, dolar, euro, bilezik, çeyrek, hurda ve has altın bulunur. Defter bu kalemleri ayrı ayrı izler:
- Nakit: Türk lirası ve döviz (dolar, euro) ayrı bakiyeler olarak.
- Has altın: saf altın karşılığı gram olarak.
- Ayar bazında altın: 22, 18, 14 ayar gibi her ayar kendi satırında; milyemiyle birlikte.
- Ziynet: çeyrek, yarım, tam, ata gibi adetle takip edilen kalemler.
- Banka ve POS: hesaba geçen tutarlar ve henüz hesaba geçmemiş POS alacakları.
Böylece "kasada ne var?" sorusunun cevabı tek bir rakam değil, kalem kalem bir listedir. Akşam sayım yaparken neyi sayacağınızı ve ne bulmanız gerektiğini bilirsiniz.
Gün İçinde Kayıt Nasıl Girilir?
Defterin ana ekranı büyük düğmelerle çalışır. Tezgahta yoğunken menü aramazsınız; yaptığınız işin adına basarsınız:
| Düğme | Ne için kullanılır |
|---|---|
| Sattım | Müşteriye mal ya da altın satışı |
| Aldım | Müşteriden altın, hurda veya ziynet alışı |
| Ödedim | Bir cariye ya da toptancıya yapılan ödeme |
| Tahsil ettim | Bir cariden alınan ödeme |
| Masraf | Kira, fatura, personel gibi işletme giderleri |
| Diğer işler | Banka hareketi, vitrine alma, emanet ve bozdurma gibi işlemler |
Her kayıt kasadaki ilgili kalemi kendiliğinden günceller. Bir müşteriden 10 gram 22 ayar hurda alıp karşılığında nakit öderseniz, 22 ayar satırı artar, nakit satırı azalır. Hesap makinesine gerek kalmaz.
Günün Dökümü
Gelişmiş Defter açık işletmelerde defterin ana ekranında o günün alış, satış, takas, cari ve kasa hareketleri tek listede görünür. Her fişte şunlar yazar:
- hangi emtianın hangi milyem ve gramla işlendiği,
- birim fiyat ve tutar,
- ödemenin döviz ile mi yapıldığı, karşılığında altın alınıp alınmadığı,
- malın kasaya mı vitrine mi gittiği.
Döküm Excel ve PDF olarak indirilir. Geçmiş günlerin gün sonları da aynı ayrıntıyla tekrar açılabilir; bir ay önceki bir hareketi bulmak için defter sayfası çevirmezsiniz.
Gün Sonu Kontrolleri
Kâğıt defterde hata ancak kasa tutmadığında fark edilir. Gelişmiş Defter, günü kapatmadan önce kayıtları denetler ve şu durumları hata ya da uyarı olarak listeler:
- birim fiyat ile tutarın uyuşmaması,
- fiş anındaki piyasa fiyatından çok sapan fiyat,
- eksik milyem veya miktar,
- aynı kaydın iki kez girilmesi,
- kasada eksi bakiye.
Hata varken gün kapatılmak istenirse ayrıca onay sorulur. Yani yanlışlıkla iki kez girilen bir satış, gün kapanmadan yakalanır. Gün sonu kurları fiyat ekranından kendiliğinden gelir; günün değerlemesi için kur yazmanız gerekmez.
Gelişmiş Defter Neler Ekler?
Gelişmiş Defter, Kuyumcu Defteri içinde isteğe bağlı açılan bir anahtardır. Açıldığında defter şu yeteneklerle genişler:
- Kalem kalem kasa: ziynet, ayar bazında altın, has, döviz, banka ve POS birlikte izlenir.
- Milyemli işlem: alış-satışta ve carilerde milyem girilerek işlem yapılır.
- Karşılığında ödeme: satışın bedeli olarak altın ya da döviz alınabilir.
- Döviz ile alış-satış: işlem para birimi lira, dolar ya da euro seçilir; altın fiyatı USD/KG veya EUR/KG üzerinden hesaplanır, fişte döviz tutarının yanında TL karşılığı ve kur yazar.
- Kasa mı vitrin mi: her kalem için malın kasadan mı vitrinden mi çıkacağı seçilir; seçilmezse emtia ayarındaki kural uygulanır.
- Kazanç özeti: günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak görülür.
- Kendi emtia ve ürün tipleriniz: işletmenin kullandığı adlarla eklenir; fatura, gider pusulası ve barkod etiketinde resmi adlar kullanılmaya devam eder.
Anahtar kapalı işletmelerde ekranlar ve kayıtlar eskisi gibi çalışır. Gelişmiş Defter'i açmak mevcut verinizi değiştirmez; yalnız yeni yetenekleri devreye alır.
Alacaklarınız Bildirimi
Gelişmiş Defter açık işletme sahibi, hesap panelinde "Alacaklarınız" kartını görür. Kart, size borçlu carileri sırayla gösterir; örneğin bir cariden kaç gram hangi ayardan alacağınız olduğunu yazar. Karta dokununca o cari açılır.
Bu bildirim yalnız okur; hiçbir kayda yazmaz. Alt kullanıcılara gösterilmez, böylece alacak bilgisi yalnız işletme sahibinde kalır. Ayrıntılı takip için kuyumcu cari hesap takibi rehberine bakabilirsiniz.
Kâğıt Defter ile Kuyumcu Defteri Karşılaştırması
| Konu | Kâğıt defter | Hasfiyat Kuyumcu Defteri |
|---|---|---|
| Gram ve milyem hesabı | Elle, hesap makinesiyle | Kayıt anında kendiliğinden |
| Kasa bakiyesi | Akşam sayımda ortaya çıkar | Gün içinde her an kalem kalem görünür |
| Hatalı kayıt | Kasa tutmayınca fark edilir | Gün sonu kapanmadan uyarı verir |
| Geçmiş hareket | Sayfa sayfa aranır | Tarihe göre açılır, Excel ve PDF iner |
| Kazanç | Ay sonunda tahmini | Günlük, haftalık, aylık, yıllık özet |
| Personel | Herkes aynı defteri kullanır | Alt kullanıcı yalnız görüntüler, değişiklik işletme sahibinde |
Nasıl Başlanır?
- Hasfiyat hesabınızla giriş yapın ve Alış-Satış ekranını açın.
- Kuyumcu Defteri kartına girin. İlk açılışta devir sihirbazı çıkar: kasadaki mevcut nakit ve altın kalemlerini açılış bakiyesi olarak girersiniz.
- Devir tamamlanınca defter kullanıma hazırdır. Gün içinde düğmelerle kayıt girin.
- Akşam Gün sonu ile kasayı sayın ve günü kapatın.
- Milyemli işlem, döviz ve kazanç özeti istiyorsanız işletme sahibi olarak Gelişmiş Defter anahtarını açın.
Devir tamamlanmadan kasa kullanılamaz; bu, açılış bakiyesi olmadan yanlış bir kasa görmenizi engeller. Defteri kapatırsanız veri silinmez, kasa bilgisi stok ekranına geri taşınır.
Yetkiler ve Veri Güvenliği
Defterdeki değişiklikler yalnız işletme sahibine aittir. Alt kullanıcıya "Kuyumcu Defteri" yetkisi verildiğinde kasa ve kalemleri görür, ancak değiştiremez. Kasiyer, muhasebe, depo ve barkod gibi hazır roller tek dokunuşla atanır.
Kayıtlar hesabınıza bağlıdır; web, Windows ve mobil uygulamada aynı defter görünür. Bir cihazda girilen hareket diğerlerine anında yansır.
Sıkça Sorulan Sorular
Kuyumcu defteri ile cari hesap takibi aynı şey mi?+
Hayır. Cari hesap takibi tek tek kişilerle olan borç ve alacağı izler; kuyumcu defteri ise mağazanın kasasını ve günün tüm hareketlerini gösterir. İkisi birbirine bağlıdır: bir cariden tahsilat yaptığınızda hem carinin bakiyesi hem de defterdeki kasa kalemi aynı anda güncellenir, iki kez yazmanız gerekmez.
Gelişmiş Defter ücretli ayrı bir modül mü?+
Gelişmiş Defter, Kuyumcu Defteri içinde işletme sahibinin açtığı bir anahtardır; ayrı bir uygulama kurulmaz. Paket kapsamını Premium Paketler sayfasından inceleyebilir ya da destek ekibimize sorabilirsiniz. Anahtar kapalıyken ekranlar ve kayıtlar eskisi gibi çalışır, açıldığında mevcut verileriniz değişmeden yeni yetenekler devreye girer.
Defterde has altın ve ayar bazında altın ayrı mı görünür?+
Evet. Has altın saf altın karşılığı olarak gram cinsinden, 22, 18 ve 14 ayar gibi her ayar ise kendi satırında milyemiyle birlikte görünür. Ziynetler adetle, nakit ve döviz tutarla izlenir. Böylece gün sonunda hangi kalemi sayacağınızı ve ne bulmanız gerektiğini kalem kalem bilirsiniz.
Gün sonunda kasa tutmazsa ne yapmalıyım?+
Önce gün sonu ekranındaki uyarılara bakın. Sistem birim fiyat ile tutarın uyuşmamasını, piyasadan çok sapan fiyatı, eksik milyem ya da miktarı, aynı kaydın iki kez girilmesini ve eksi kasa bakiyesini listeler. Farkların çoğu bu listede bulunur; düzelttikten sonra günü kapatabilirsiniz. Hata varken kapatmak isterseniz ayrıca onay sorulur.
Dolar veya euro ile yapılan satış deftere nasıl işlenir?+
Gelişmiş Defter açık işletmelerde işlem para birimi lira, dolar ya da euro seçilir. Altın fiyatı USD/KG veya EUR/KG üzerinden hesaplanır ve fişte döviz tutarının yanında TL karşılığı ile kullanılan kur yazar. Tahsil edilen döviz, kasada ilgili döviz kaleminin bakiyesine eklenir; lira bakiyesi ayrıca etkilenmez.
Personelim defterdeki kayıtları değiştirebilir mi?+
Değiştiremez. Alt kullanıcıya Kuyumcu Defteri yetkisi verildiğinde kasa ve kalemleri görüntüler; değişiklik yalnız işletme sahibindedir. Personel alış-satış gibi kendi yetkisi olan ekranlarda işlem girebilir, bu işlemler deftere yansır. Kimin hangi işlemi ne zaman yaptığı işlem geçmişinde ayrıca kayıtlıdır; böylece gün sonunda bir fark çıkarsa kaynağını kolayca bulursunuz.
Defteri kapatırsam eski kayıtlarım silinir mi?+
Silinmez. Kuyumcu Defteri kapatıldığında kayıtlar korunur ve kasa bilgisi stok ekranına geri taşınır. Daha sonra defteri yeniden açtığınızda geçmiş hareketlerinizi aynı şekilde görürsünüz. İşletme verisinin kaybolmaması için defter kapatma işlemi hiçbir kaydı ortadan kaldırmayacak şekilde tasarlanmıştır; alış-satış, cari ve stok kayıtlarınız da bu işlemden etkilenmez.
Defter dökümünü muhasebecime nasıl gönderirim?+
Günün dökümü Excel ve PDF olarak indirilir; geçmiş gün sonları da aynı ayrıntıyla tekrar açılıp indirilebilir. Bu dosyaları e-postayla muhasebecinize iletebilirsiniz. Ayrıca Tüm Raporlar bölümünde kâr ve zarar, stok hareketleri gibi dönemsel raporları seçip Excel ya da PDF olarak alabilirsiniz.
Kuyumcu Defteri mobil uygulamada da çalışır mı?+
Defter hesabınıza bağlıdır; web, Windows ve mobil uygulamada aynı kayıtlar görünür. Mağazada bilgisayardan girilen bir satış, telefonunuzdaki uygulamada aynı anda görünür. İnternet bağlantısı olan her cihazdan kasanızı kontrol edebilir, mağazada olmadığınız saatlerde bile günün durumunu takip edebilirsiniz. Kayıtlar sunucuda saklandığı için cihaz değiştirdiğinizde ya da bir cihaz arızalandığında verileriniz kaybolmaz.